企业的行政部如何做固定资产管理

　目前行政事业单位在固定资产管理过程中，大多采用每年末对固定资产进行盘点。需要填写的项目有资产编号、资产名称、入帐日期、原值、规格型号、存放地点等。而实际进行固定资产盘点时，存在着大量未填项。例如，“规格型号”“存放地点”等，不仅影响单位对固定资产的具体情况判断，而且制约着内部资产管理工作的规范开展。

　　传统的办公室资产管理存在很多老大难问题，“盘点”就是其中之一，举例来说。某金融公司在集团总部大楼内有约50,000个办公类固定资产，每年清点一次，每一次都要与采购单和财务帐目核对，当然永远也不能完全对等，于是“盘盈”(多东西)、“盘亏”(东西少了)就成为这个行业的标准术语。

　　公司资产管理(EAM)是一个大话题，而且与重资产制造业和轻资产服务业相去甚远，本文所描述的服务都是轻资产的服务业，而且主要是办公资产，即使制造业企业通常也拥有这类资产。

　　一些经济意义上低值易耗品，也将纳入办公资产管理的范畴，例如订书机、录音笔等常见的耐用办公用品。因此金融意义上的“固定资产–房屋资产”并不完全等同于所指的的范围，只能说大致相当。

　　通过对诸如办公桌椅等盘盈情况的仔细分析，可以发现，通过严格的采购程序进入总部大楼的固定资产是不可能的，除非真的有员工从别处捐赠给公司。再用同样的方法分析盘亏的情况，可以发现，有物业保安和监控录像把守的公司大门，物资出门要有签字确认，不可能有物资在下一次清点时就会重新出现。

　　看起来这些情形出现的时候，却发现了一个原因：原来是盘点过程本身所引起的问题。财务部门派来的专员人手有限，所以要调动各部门的资产专员帮忙清点，清点的周期常常长达几个星期甚至两个月。这些不能固定的固定资产，如办公椅、小橱柜、小型办公设备等，在这段时间内，特别是在盘点和未清点的两个存货区域之间移动，造成盘点数据出现差错。再加上盘点记录错误。

　　清点错误的直接结果就是所谓的“账实不符”，这种不符状态是正常现象，这又导致了必须借助定期的全面“大盘点”进一步逼近真实的资产库存，而费时费力的“大盘点”又无法真正达到实际库存的程度。本论文提出的空间思维下的资产管理模式，是解决这一问题的一种新尝试，可以通过合理的空间管理策略来解决上述问题。
对固定资产管理的思考

　　如财务部是为了财务报表的统计而去清点固定资产，则在安全措施正常的情况下，则不需要。物品只是在建筑物内流转，未丢失，而且本来财务只针对一般固定资产进行等比例折旧计算，而没有进行资产价值评估，所以财务帐目上的折旧照做就是了。那资产管理究竟是要管什么的？由于固定资产是为了某一特定用途购买的，所以我们暂时只分析固定资产在促进资产被有效利用方面的价值，使用资产的管理要素包括：谁负责、如何负责、由谁分配、如何分配等等。


谁对资产负责？

　　大企业中，各部门设置资产管理员是一种较为普遍的做法，她们常常担任部门秘书的兼职工作，但她们不能真正对此负责。根据可转移性，我们将固定资产划分为几个类别：

　　(1)员工可以随身携带的小物品，如激光笔等数码产品，自然会由员工全权负责；

　　(2)不能凭一己之力随意搬动的大型资产，如办公桌、大型办公设备等，这些东西一般不会出现丢失；

　　(3)介于两者之间的中型资产，例如投影机、椅子、推拉柜等，既不能由员工负责，也不能由资产管理员负责。甚至公司规定要由资产管理人负责，她也不会负责，因为一旦出现损失，她一句话就可以免除责任：“我不能时时刻刻都在这儿看，我不在的时候有人拿走我该怎么办？”

　　三种类型是容易出现“丢失”的现象，但并没有真正消失，实则其空间位置也发生了变化。

控制资产的空间位置

　　传统资产管理并没有对其空间位置进行控制，至多在资产登记时记录了其所在的空间位置，并很难随时间的变化更新其新位置。并且在概念中，控制资产的空间位置是空间管理的基本工作范围，这一思想认为：对资产的控制就是控制资产的使用本身。原因在于，空间位置代表了它在合适的使用场景，也就是创造的工作空间，它可以为员工的核心业务提供直接支持服务，其中包括新员工入职所需的整套办公桌椅、垃圾箱和办公用品(共同构成办公工作空间)，还包括投影仪、白板或附加的椅子等(共同构成会议工作空间)。

　　将固定资产部署到相应的合适的工作空间，并将资产放置到正确的空间位置，然后对资产的空间位置进行控制。甚至可以这么说：从空间管理的角度来看，资产管理几乎等于控制了资产的空间位置。这一控制措施既包括资产初始状态时期的空间位置，也包括其使用寿命周期内不断变化的位置，以及与人、组织机构和业务的联系。
基于空间定位的固定资产管理模式

　　在某些行业，基于空间位置的固定资产管理模式是行业的一种很好的实践。该模型对固定资产的空间位置信息进行管理，并通过设置搬迁流程来管理资产位置的变化，从而实现对资产的快速跟踪，使传统的“大盘点”不再成为繁琐而又沉重的工作，而是一系列可控制的轻松抽查任务，可安排在人手富余的空闲时段内完成。甚至于比较严格的搬迁管理流程下可以完全不用盘点，这实际上就是利用信息化技术，“告别”固定资产大盘点模式。

　　把传统的日常固定资产管理变成了空间管理，在操作技巧上没有困难，难度在于整体上的系统化认识，企业只有在这样的认识基础上，才能创造出一个空间管理功能，建立一系列流程，辅之以财务、人力资源、信息化等方面的管理支持，从而有可能告别大盘点。

　　江湖卫士致力于为企业公司、银行、政府 事业、学校教育类、医疗类、交通类、通信类等行业提供一站式数字化资产管理系统解决方案。